회사의 경비사용 규정에 따라서 여러 결재라인 거쳐야 하는 경우가 있습니다. 비즈플레이에서는 영수증 종류, 사용금액, 용도, 사용자 등 여러 감사규정에 맞는 조건을 입력하여 해당 조건에 부합하였을 때 자동으로 결재선이 추가되는 기능을 제공하고 있습니다. 이러한 기능은 경비사용의 부정사용을 방지하고 컴플라이언스 규정을 자동화할 수 있습니다.

요건별 결재선관리 기능 사용하기

개요

환경설정APP에서 제공하는 요건별 결재선관리 기능을 이용하면 영수증 종류, 사용금액, 용도, 사용자, 예산의 각 조건에 맞는 결재선이 자동으로 추가되어 결재요청이 가능합니다.

구성

요건별 결재선의 등록은 3가지로 구성이 되어 있습니다.

결의조건 : 해당 결재선이 추가되는 조건을 설정합니다.

지정결재자 : 결의조건이 부합되었을 경우에 추가되는 결재자를 추가합니다.

결재자 속성 : 자동으로 추가된 결재자가 특정 조건에 부합하는지를 설정합니다.

특징

요건별 결재선은 각 조건 별로 결재선을 만들어 사용하는 구조로 되어 있으며, 조건에 해당하는 결재선이 여러 개 인경우에는 중복건을 제외한 합쳐진 결재선이 추가되는 구조입니다. 생성시 아래의 내용을 참고해주세요

• 요건결 결재선을 여러개 만들 수 있습니다.
• 결의조건, 결재자 속성은 다른 요건별 결재선에 영향을 주지 않습니다.
• 여러 결재선의 요건에 부합하는 경우 중복건을 제외한 합쳐진 결재선이 추가됩니다.

설정하기

회사 경비사용 규정에 맞는 요건별 결재선을 추가하는 방법입니다.

1. 결재선 등록하기

• 환경설정APP 을 클릭하여 실행합니다.
• 기타환경설정 > 요건별 결재선 관리 메뉴를 클릭하여 이동합니다.
• 결재선등록 버튼을 클릭하여 실행합니다.

2. 결재선 명칭과 구분 선택하기

생성할 결재선의 명칭과 결재선 구분을 선택합니다. 결재선 구분은 카드지출결의, 인택스로 각 APP별로 나뉘어 있으며, 결의서를 작성한 APP에 따라서 요건별 결재선이 적용됩니다.

3. 조건 입력하기

• 사용할 조건을 선택합니다.
• OFF를 ON으로 변경합니다.
• 해당하는 조건을 선택하거나 입력합니다.

증빙종류 : 영수증 종류를 선택합니다.

금액 : 금액조건을 설정합니다. 영수증 건별 혹은 결의서 합산으로 설정할 수 있습니다.

용도 : 용도 조건을 설정합니다. 복수개의 선택이 가능합니다.

사용자 : 법인카드, 개인카드로 지정받은 사용자에 대한 대상을 선택합니다.

사업(예산)부서: 입력항목인 사업(예산)부서를 선택합니다.

결의자속성 : 지출결의서를 작성하는 결의자에 대한 대상을 선택합니다.

영수증속성 : 영수증에 대한 특정 조건에 해당하는 경우(취소영수증, 작성일 경과)를 설정합니다.

4. 결재선 지정하기

결재선이 적용될 조건을 입력하였다면 해당 조건에 적용될 결재선을 지정합니다.

• 결재방식을 클릭하여 결재 , 합의 , 감사, 접수 , 참조  를 선택합니다.
• 결재자를 선택합니다. 직원 또는 부서 를 선택할 수 있습니다.
• 순서를 바꾸려면 ⬇  버튼을, 삭제하려면 🗑  버튼을 클릭합니다.

5. 검증할 결재자 속성 추가하기(선택사항)

요건에 대해서 결재선이 적용되었지만 필수로 적용이 되어야 하는 결재선이 빠진 경우가 발생할 수 있습니다. 그때에는 결재자 속성에 대한 조건 및 대상을 추가하여 관리가 가능합니다. 설정한 결재자 속성에 부합하지 않는 경우에는 결의서 작성이 제한되며 사용자에게 관리자가 설정해 놓은 알림 메시지를 보여줄 수 있습니다. 예를 들면 아래와 같을 때 사용합니다.

💡  부정사용 방지를 위해서 결의자의 동일부서 1명은 결재선에 포함, 그렇지 않은 경우 결재 요청을 제한

결재자 속성을 추가하는 방법은 아래와 같습니다.

• 사용할 조건을 선택합니다.
• OFF를 ON으로 변경합니다.
• 해당하는 조건을 선택하거나 입력합니다.

동일부서직원  : 결의자와 동일한 부서의 직원이 결재선에 포함되어 있지 않은 경우 결재를 제한

직급/직책/부서  : 직급, 직책, 부서, 직원이 결재선에 포함되어 있지 않은 경우 결재를 제한

불일치 시 알림  : 위와 같은 조건에 불일치 시 결재 제한 및 관리자가 입력해 놓은 메세지로 안내

사례별로 설정하기

접대비로 10만원이 초과했을 때 감사팀 접수

가장 많이 사용하는 사례중 하나입니다. 접대비 식비등 특정 경비 용도에 대해서 규정금액이 초과하였을 경우에 감사팀, 회계팀등이 접수 결재로 추가하는 방법입니다. 아래와 같이 설정할 수 있습니다.

접대비로 10만원이 초과했을 때 감사팀 접수

10만원, 20만원, 30만원 구간별 결재선 자동지정이 필요할 때

가장 많이 사용하는 사례중 하나입니다. 접대비 식비등 특정 경비 용도에 대해서 규정금액이 초과하였을 경우에 감사팀, 회계팀등이 접수 결재로 추가하는 방법입니다. 아래와 같이 설정할 수 있습니다.

위와 같이 3개의 각각 만들어두면 조건 충족에 따라서 결재선이 추가(Add)되어지는 방식이여서 단계 별로 자동 결재선을 이용할 수 있습니다. 이러한 방법으로 단계별로 결재선이 추가되는 요건별 결재선을 응용하여 사용하실 수 있습니다. 

조건에 충족되면 결재선이 추가(Add)되는 방식이여서 단계별 결재선으로 활용이 가능합니다.

사업장별로 회계팀 접수 담당자 지정하기

그룹사 혹은 계열사의 관리로 지주회사 및 관리회사에서 여러 계열사(사업장)의 회계접수가 필요한 경우 요건별 결재선을 이용하여 자동 결재선을 생성할 수 있습니다.

사업장별로 회계팀 접수 담당자 지정

결의자 소속 부서중 1명 필수로 포함하기

회사에서는 경비 규정 및 내부 사고를 방지하기 위해서 특정 조건의 결재선이 반드시 추가되어야 하는 경우가 있습니다. 이 조건은 보통 부서내의 경비사용건에 대해서 최소 부서 구성원 1명이 결재선상에 포함되어서 이를 공유하도록 하는데 목적이 있습니다.

결의자 소속 부서중 1명 필수로 포함하기

속성이 누락된 경우 관리자가 설정해놓은 안내문구를 결의자에게 보여줍니다.

결재선에 팀장 직책 1명 이상을 필수로 포함하기

회사에서는 경비 규정 및 내부 사고를 방지하기 위해서 특정 조건의 결재선이 반드시 추가되어야 하는 경우가 있습니다. 이 조건은 결의서를 작성하는 결의자가 결재선상에 팀장을 포함하지 않거나 자요건별결재선으로도 추가가 되지 않을 경우를 대비하여 속성으로 포함하는 설정입니다.

누락된 결재자 검증하기

속성이 누락된 경우 관리자가 설정해놓은 안내문구를 결의자에게 보여줍니다.