용도, 금액 등 조건에 따른 자동 결재선 설정하기

회사의 경비사용 규정에 따라서 여러 결재라인 거쳐야 하는 경우가 있습니다. 비즈플레이에서는 영수증 종류, 사용금액, 용도, 사용자 등 여러 감사규정에 맞는 조건을 입력하여 해당 조건에 부합하였을 때 자동으로 결재선이 추가되는 기능을 제공하고 있습니다. 이러한 기능은 경비사용의 부정사용을 방지하고 컴플라이언스 규정을 자동화할 수 있습니다.

요건별 결재선관리 기능 사용하기

개요

환경설정APP에서 제공하는 요건별 결재선관리 기능을 이용하면 영수증 종류, 사용금액, 용도, 사용자, 예산의 각 조건에 맞는 결재선이 자동으로 추가되어 결재요청이 가능합니다.

구성

요건별 결재선의 등록은 3가지로 구성이 되어 있습니다.

결의조건 : 해당 결재선이 추가되는 조건을 설정합니다.

지정결재자 : 결의조건이 부합되었을 경우에 추가되는 결재자를 추가합니다.

결재자 속성 : 자동으로 추가된 결재자가 특정 조건에 부합하는지를 설정합니다.

특징

요건별 결재선은 각 조건 별로 결재선을 만들어 사용하는 구조로 되어 있으며, 조건에 해당하는 결재선이 여러 개 인경우에는 중복건을 제외한 합쳐진 결재선이 추가되는 구조입니다. 생성시 아래의 내용을 참고해주세요

• 요건결 결재선을 여러개 만들 수 있습니다.
• 결의조건, 결재자 속성은 다른 요건별 결재선에 영향을 주지 않습니다.
• 여러 결재선의 요건에 부합하는 경우 중복건을 제외한 합쳐진 결재선이 추가됩니다.

설정하기

회사 경비사용 규정에 맞는 요건별 결재선을 추가하는 방법입니다.

1. 결재선 등록하기

• 환경설정APP 을 클릭하여 실행합니다.
• 기타환경설정 > 요건별 결재선 관리 메뉴를 클릭하여 이동합니다.
• 결재선등록 버튼을 클릭하여 실행합니다.

2. 결재선 명칭과 구분 선택하기

생성할 결재선의 명칭과 결재선 구분을 선택합니다. 결재선 구분은 카드지출결의, 인택스로 각 APP별로 나뉘어 있으며, 결의서를 작성한 APP에 따라서 요건별 결재선이 적용됩니다.

3. 조건 입력하기

• 사용할 조건을 선택합니다.
• OFF 를 ON으로 변경합니다.
• 해당하는 조건을 선택하거나 입력합니다.

증빙종류 : 영수증 종류를 선택합니다.

금액 : 금액조건을 설정합니다. 영수증 건별 혹은 결의서 합산으로 설정할 수 있습니다.

용도 : 용도 조건을 설정합니다. 복수개의 선택이 가능합니다.

사용자 : 법인카드, 개인카드로 지정받은 사용자에 대한 대상을 선택합니다.

사업(예산)부서 : 입력항목인 사업(예산)부서를 선택합니다.

결의자속성 : 지출결의서를 작성하는 결의자에 대한 대상을 선택합니다.

영수증속성 : 영수증에 대한 특정 조건에 해당하는 경우(취소영수증, 작성일 경과)를 설정합니다.

4. 결재선 지정하기

결재선이 적용될 조건을 입력하였다면 해당 조건에 적용될 결재선을 지정합니다.

• 결재방식을 클릭하여 결재, 합의, 감사, 접수, 참조 를 선택합니다.
• 결재자를 선택합니다. 직원 또는 부서를 선택할 수 있습니다.
• 순서를 바꾸려면 ⬇ 버튼을, 삭제하려면 🗑 버튼을 클릭합니다.

5. 검증할 결재자 속성 추가하기(선택사항)

요건에 대해서 결재선이 적용되었지만 필수로 적용이 되어야 하는 결재선이 빠진 경우가 발생할 수 있습니다. 그때에는 결재자 속성에 대한 조건 및 대상을 추가하여 관리가 가능합니다. 설정한 결재자 속성에 부합하지 않는 경우에는 결의서 작성이 제한되며 사용자에게 관리자가 설정해 놓은 알림 메시지를 보여줄 수 있습니다. 예를 들면 아래와 같을 때 사용합니다.

부정사용 방지를 위해서 결의자의 동일부서 1명은 결재선에 포함, 그렇지 않은 경우 결재 요청을 제한

결재자 속성을 추가하는 방법은 아래와 같습니다.

• 사용할 조건을 선택합니다.
• OFF 를 ON으로 변경합니다.
• 해당하는 조건을 선택하거나 입력합니다.

동일부서직원 : 결의자와 동일한 부서의 직원이 결재선에 포함되어 있지 않은 경우 결재를 제한

직급/직책/부서 : 직급, 직책, 부서, 직원이 결재선에 포함되어 있지 않은 경우 결재를 제한

불일치 시 알림 : 위와 같은 조건에 불일치 시 결재 제한 및 관리자가 입력해 놓은 메세지로 안내

사례별로 설정하기

접대비로 10만원이 초과했을 때 감사팀 접수

가장 많이 사용하는 사례중 하나입니다. 접대비 식비등 특정 경비 용도에 대해서 규정금액이 초과하였을 경우에 감사팀, 회계팀등이 접수 결재로 추가하는 방법입니다. 아래와 같이 설정할 수 있습니다.

Tip & Guide

Case

• 접대비로 10만원이 초과했을 때 감사팀 접수

Guide

• 금액 ON : 영수증 건별금액으로 10만원 초과시로 설정
• 용도 ON : 접대비 용도로 설정
• 결재자 추가 : 감사팀 부서 결재 결재선 추가

접대비로 10만원이 초과했을 때 감사팀 접수

10만원, 20만원, 30만원 구간별 결재선 자동지정이 필요할 때

가장 많이 사용하는 사례중 하나입니다. 접대비 식비등 특정 경비 용도에 대해서 규정금액이 초과하였을 경우에 감사팀, 회계팀등이 접수 결재로 추가하는 방법입니다. 아래와 같이 설정할 수 있습니다.

Tip & Guide 

Case

• 접대비 10만원 이상일 경우 회계팀 접수 결재선에 지정하기

Guide

• 금액ON : 건별금액 100,000원 이상 조건 설정
• 용도ON : 접대비 추가
• 결재자 추가 : 회계팀 접수 추가

Tip & Guide 

Case

• 접대비 20만원 이상일 경우 감사팀 결재 결재선에 지정하기

Guide

• 금액ON : 건별금액 200,000원 이상 조건 설정
• 용도ON : 접대비 추가
• 결재자 추가 : 감사팀 접수

Tip & Guide 

Case

• 접대비 30만원 이상일 경우 대표이사 결재 결재선에 지정하기

Guide

• 금액ON : 건별금액 300,000원 이상 조건 설정
• 용도ON : 접대비 추가
• 결재자 추가 : 대표이사 결재 추가

위와 같이 3개의 각각 만들어두면 조건 충족에 따라서 결재선이 추가(Add)되어지는 방식이여서 단계 별로 자동 결재선을 이용할 수 있습니다. 이러한 방법으로 단계별로 결재선이 추가되는 요건별 결재선을 응용하여 사용하실 수 있습니다.

조건에 충족되면 결재선이 추가(Add)되는 방식이어서 단계별 결재선으로 활용이 가능합니다.

사업장별로 회계팀 접수 담당자 지정하기

그룹사 혹은 계열사의 관리로 지주회사 및 관리회사에서 여러 계열사(사업장)의 회계접수가 필요한 경우 요건별 결재선을 이용하여 자동 결재선을 생성할 수 있습니다.

Tip & Guide 

Case

• 사업장별 회계팀 접수 담당자 지정하기

Guide

• 결의자속성 : 사업장별 부서 선택하기
• 결재자 : 사업장별 회계팀 접수 담당자 지정하기

사업장별로 회계팀 접수 담당자 지정

결의자 소속 부서중 1명 필수로 포함하기

회사에서는 경비 규정 및 내부 사고를 방지하기 위해서 특정 조건의 결재선이 반드시 추가되어야 하는 경우가 있습니다. 이 조건은 보통 부서내의 경비사용건에 대해서 최소 부서 구성원 1명이 결재선상에 포함되어서 이를 공유하도록 하는데 목적이 있습니다.

Tip & Guide 

Case 

• 결의자 결재요청 시 본인 소속부서 한 명을 필수로 포함하기

Guide

• '결재자 속성' 설정하기
• 동일 부서 직원 : ON 으로 변경

결의자 소속 부서중 1명 필수로 포함하기

속성이 누락된 경우 관리자가 설정해놓은 안내문구를 결의자에게 보여줍니다.

결재선에 팀장 직책 1명 이상을 필수로 포함하기

회사에서는 경비 규정 및 내부 사고를 방지하기 위해서 특정 조건의 결재선이 반드시 추가되어야 하는 경우가 있습니다. 이 조건은 결의서를 작성하는 결의자가 결재선상에 팀장을 포함하지 않거나 자요건별결재선으로도 추가가 되지 않을 경우를 대비하여 속성으로 포함하는 설정입니다.

Tip & Guide 

Case 

• 결재선안에 팀장 직책 1명 이상 필수로 포함하기

Guide

• '결재자 속성' 설정하기
• 직급/직책/부서 : 직책에 '팀장' 추가

누락된 결재자 검증하기

속성이 누락된 경우 관리자가 설정해놓은 안내문구를 결의자에게 보여줍니다.